ごまウシは、講演などを行っている割には、必要なことをお伝えするための文書などをまとめることがヘタだと自覚しております。ヘタでありながら、そして分かっていながらなかなか修正が効かないので、気をつけているのですが、このブログの記事においても、もしかしたら同様のことが言えるかもしれません。
人に何かお伝えをするときに、伝えたいと思う側と、その伝えられた情報の受け取り側とでは、根本的な思考が違うことを前提にしておく必要があります。
伝える側は、伝えたいので、伝いきれないことがないように細かく伝えようとします。一方で、受け取る側は、何が言いたいのかを一言で受け取りたい気持ちになります。普段何気なく情報伝達を行うときに感じている気持ちを思い浮かべていただければ、情報を提供する側、受け取る側の両方をみなさん体験しているかと思います。
受け取る側は、基本的には受け身の姿勢になるため、受け取るだけですので、その情報を注意深く聞くというのが基本ですが、伝える側は、情報を伝達するときに、受け取る側への配慮を十分行わなければ、何が言いたいのかが伝わらなかったりします。
以上の子を踏まえると、情報を伝える側が、先ずは情報伝達において最大限受け取る側の心境を配慮してあげると、的確な情報伝達ができることになるでしょう。
反省も含めて、伝える側の基本スタンス配下の通りになると言えます。
・伝える内容は、コンパクトに一言に近い形で。
・箇条書きのようにあげると受け取りやすい。
・補足説明などは、可能であれば、別の機会に渡す。
・抽象表現は可能な限り排除。
受け取る側からすると、情報は、大量にあると、まとめるのに大変であることと、聞いているうちに疲れてしまいます。いわゆるうんざり感が出てしまいますよね。でも一方で伝える側は、せっかくだから、と思いあれもこれも…って欲張り、さらにきちんと伝えないとって思うので、枝葉まで…その結果として、受け手側は、「要するに何が言いたいの？」ってなってしまうわけですよね。
誤解を避けるためにも、具体的な文言をつけつつ、必要なことだけにまとめ上げ、枝葉については、後日、あるいは別の機会に提供できるように保証してあげると、受け手はコンパクトでも安心できることでしょう。
ごまウシは、情報をお伝えするときに、きちんと伝えなきゃと思い、ついつい枝葉を入れてしまう傾向があります。箇条書きがよいことは分かっているのですが、過剰が、長い文章になったり…。
みなさんも、情報伝達方法によっては、受け手側への伝言が、うまくいくかどうかにつながりますし、業務であれば、それがミスにつながるかどうかと言ったことにもなりますので、一度意識することをオススメ致します。
