日常的なお仕事の中で、毎日自分が責任を持って行っている業務であれば、それほど求められることはないかもしれませんが、基本的には、次にそのお仕事をする職員に日常的に申し送りを行うことが基本的なお仕事の流れではないかと思います。
この申し送り方法は、様々な状況で、行われていますが、みなさん、どのような申し送りをしているでしょうか？
一番簡便な申し送り方法は、口頭での伝達でしょう。口頭伝達は簡便で、申し送りの準備もほぼいらないと言うとても容易なものとなります。この気楽な申し送りは、短時間で速やかに行えることが可能であるため、日々の日常業務については、この方法がとられていることが多いかと思います。
「特に変わりはありません、引き続きよろしく」と行った言葉も立派な口頭での申し送りですよね。しかし、大きな欠点があります。それは、人は忘れる…と言うものです。そして、聞き間違いと行ったこともあるでしょう。結果的に聞き間違いや忘れなどが伴えば、申し送りは十分に出来なかったこととなります。
簡便だけど、申し送りの失敗の可能性があるため、このような口頭申し送りは、「いつもどおり」と言った内容の申し送りが適当でしょう。
さて、申し送りの質がとても重要となる場合には、口頭ではとても十分とは言えない事は明らかでしょう。口頭申し送りでなければ、文書による申し送りということとなります。文書による申し送りは、読み返しが可能ですので、正確に伝達することが出来ます。そのため、細やかな漏れてはいけない重要な申し送りはやはり文書でのやりたりが必要と言えると考えられます。
ただ、もちろん正確な分欠点があります。申し送るために、下準備がとてもたくさんあるということでしょう。文書だけの申し送りの場合だと、口頭と異なり、申し送りの時の気持ちの表現など言葉ではない伝達するこころの申し送りが伴わないのが文書です。
現実的には、やはり文書申し送りとともに口頭申し送りを併用するのが一番の理想なのでしょう。いかに気楽に、正確な申し送りを行うか、文書の作り方、伝達のノウハウなど、実際は多くの技法があると思われますが、みなさん、上手に出来ていますか？
